Door op 13 juli 2011

Forfaitaire voorcalculatorische verdeelsleutel

Tijdens de behandeling van de halfjaarsrapportage heb ik in de raad gepleit voor een andere manier van toedeling van personele kosten aan producten in de begroting. Ik heb gepleit voor een forfaitaire voorcalculatorische verdeelsleutel. Wat is dat dat en waarom wil ik dit?

De raad stelt de begroting vast en wordt hierover door het college gerapporteerd in de halfjaarsrapportage en de jaarrekening. En bij (grote) afwijkingen meldt het college dit tussentijds aan de raad. De raad kan op deze manier zijn budgetrecht uitoefenen en het college krijgt de vrijheid binnen de door de raad gestelde kaders zaken uit te voeren.

Tot zover de theorie. Nu de praktijk. De raad heeft vaak het gevoel dat ze onvoldoende geïnformeerd worden en onvoldoende hun budgetrecht kunnen uitoefenen. Is dit terecht? Ja en nee. De raad maakt lang niet altijd gebruik van de door het college verstrekte informatie en stelt onvoldoende kaders. Wat het echter lastig maakt is dat de begroting bestaat uit een going concern (wettelijke taken, niet beïnvloedbaar deel) en niet going concern deel (beleidskeuzes). Over het going concern deel krijgt de raad beperkte informatie en stelt de budgetten op hoog niveau vast. Tijdens de kadernota is een motie van de VVD aangenomen om hier vanaf te stappen. Dit zal helpen het totale inzicht te vergroten…

Wat echter een nog grotere black box is, zijn de bedrijfsvoeringskosten. Deze bestaan uit personeelskosten, inhuur, facilitaire zaken, huisvesting etc. Naar schatting is dit ongeveer 1/3 van alle kosten. Deze kosten worden naar producten toegerekend. In jargon: de kostenplaatsen (bijvoorbeeld een afdeling) worden naar kostendragers (een product) toegerekend. Een voorbeeld: het onderhoud van een weg kost X Euro aan kosten voor de aannemer en hierbij wordt nog Y Euro opgeteld aan bedrijfsvoeringskosten (door middel van uur * tarief). Op zich een heel logisch systeem om te komen tot een juiste kostprijsberekening. Echter ook een ingewikkeld systeem. Je moet vantevoren calculeren welke kosten je verwacht (voorcalculatie) en de daadwerkelijke kosten dmv tijdschrijven naar de producten toerekenen. Dit geeft een aantal onzekerheden: het aantal uren kan afwijken (q) en de kosten per uur (p) kunnen afwijken. Daarnaast kan het zijn dat prijs per uur bij nacalculatie anders blijkt. Dit leidt tot dekkingsverschillen en correcties. Voor de raad is het onmogelijk exacte oorzaken van kostenverschillen te doorgronden en hierop te sturen. Als de afdeling ICT meer kosten maakt worden wordt dit versleuteld over alle producten zonder dat de raad dit merkt.

Kan dit simpeler en anders? Ja! Ten eerste door de bedrijfsvoeringskosten door de raad als geheel vast te laten stellen: X miljoen voor personeel, Y miljoen voor huisvesting etc. Afwijkingen op de totale worden aan de raad verantwoord. Zo weet de raad of er meer ingehuurd wordt of dat de huisvesting duurder is dan verwacht.

Wel zullen de kosten nog naar producten moeten worden toegerekend. Ik pleit voor een forfaitaire voorcalculatorische verdeelsleutel. Wat houdt dit in? Je spreekt in het begin van het jaar af hoe je de kosten van bedrijfsvoering (die je apart vast stelt, zie vorige paragraaf) over de producten verdeelt. Je doet geen nacalculatie meer maar neemt je verdeelsleutel aan als gegeven. Wat zijn de voordelen? Het scheelt een hoop (toe)rekenen, verschillenanalyses etc (en dus ambtelijke capaciteit). Je hoeft geen tijd meer te schrijven. Je kan niet meer gaandeweg het jaar verschrijven (kosten toerekenen naar producten die achter lopen op financiële uitputting).

Graag zou de PvdA komende tijd met raad en college in gesprek gaan om te kijken op welke wijze we met een andere en simpelere manier van kostentoerekening het inzicht van de raad kunnen vergroten, het budgetrecht van de raad beter tot zijn recht kunnen laten komen en de ambtelijke inzet kunnen verkleinen.

Waar ben je naar op zoek?